Asiakirjoista perittävät maksut

1. Yleistä

Hallintosäännön 71 § perusteella valtuusto päättää kunnan palveluista ja muista suoritteista perittävien maksujen yleisistä perusteista. Kunnanhallitus voi siirtää maksuista päättämiseen liittyvää toimivaltaansa alaiselleen viranomaiselle.

Hallintosäännön 72 §:n perusteella kunnanhallitus päättää tarkemmin asiakirjojen antamisesta perittävien maksujen perusteista ja euromääristä.

Pöytäkirjanotteesta, kopiosta tai muusta tulosteesta peritään sivukohtainen maksu. Jos tiedon esille hakeminen vaatii erityistoimenpiteitä, tiedonhausta peritään kiinteä perusmaksu, joka porrastetaan haun vaativuuden mukaan. Kopiosta ja tulosteesta peritään tällöin kiinteän perusmaksun lisäksi sivukohtainen maksu.

Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisista suoritteista tai muista julkisoikeudellisista suoritteista ei peritä arvonlisäveroa. Tässä taksassa mainittuihin maksuihin lisätään arvonlisävero silloin, kun kysymyksessä on arvonlisäverolaissa (1501/1993) tarkoitettu verollinen toiminta. Kunnan muut viranomaiset voivat asettaa tätä taksaa täydentäviä omia hinnastoja, joita sovelletaan viranomaisen päättämässä laajuudessa niiden tehtävään kuuluvalla palvelualueella.

2. Viranomaisten asiakirjoista ja tiedon antamisesta perittävät maksut

Kolarin kunnan viranomaisen asiakirjasta, joiden maksuista ei ole toisin säädetty tai määrätty, peritään kunnalle lunastus- tai muuta maksua seuraavien perusteiden mukaan. Perusteita sovelletaan myös tietojen antamiseen teknisen rajapinnan ja katseluyhteyden avulla, muuten sähköisessä muodossa tai vastaavalla tavalla sekä tietojen antamiseen, kun tietoaineistoja tuotetaan pyynnöstä.

2.1. Tavanomainen tiedon antaminen

Tavanomaisena tiedon antamisena pidetään sellaisen asiakirjan jäljennöksen, kopion tai tulosteen sekä sähköiseen muotoon muutetun asiakirjan antamista, joka on kokonaan julkinen tai josta salassa pidettävät osat ovat vaivatta poistettavissa. Asiakirjan on myös oltava yksilöitävissä ja löydettävissä viranomaisen asiarekisterin ja siinä käytettävän luokittelun, asiakirjan tunnisteen taikka sähköisesti ylläpidetyn rekisterin ja sen hakutoimintojen avulla.

Tavanomaisesta tiedon antamisesta peritään seuraavat maksut:

Asiakirjan jäljennös, kopio tai tuloste, jonka koko on pienempi tai yhtä suuri kuin A4:

• ensimmäiseltä sivulta 2,00 €/sivu
• toiselta sivulta 30. sivuun asti 1,00 €/sivu
• sivun jälkeisiltä sivuilta 0,50 €/sivu

Asiakirjan jäljennös, kopio tai tuloste, jonka koko on suurempi kuin A4:

• ensimmäiseltä sivulta 5,00 €/sivu
• toiselta sivulta 30. sivuun asti 2,00 €/sivu
• sivun jälkeisiltä sivuilta 1,00 €/sivu

Mikäli asiakirja ei ole alun perin ollut talletettuna sähköisessä muodossa, peritään sähköiseen muotoon muutetusta asiakirjasta seuraavat maksut:

Asiakirja, jonka koko on pienempi tai yhtä suuri kuin A4:

• ensimmäiseltä sivulta 30. sivuun asti 0,50 €/sivu
• sivun jälkeisiltä sivuilta 0,25 €/sivu

Asiakirja, jonka koko on suurempi kuin A4:

• ensimmäiseltä sivulta 30. sivuun asti 1,00 €/sivu
• sivun jälkeisiltä sivuilta 0,50 €/sivu

Mikäli edellä mainituilla sivukohtaisilla perusteilla asiakirjasta perittävän maksun määrä ylittäisi 60,00 euroa (€), on yksittäisestä asiakirjasta perittävän sivukohtaisen maksun enimmäismäärä kuitenkin:

• 60,00 €/asiakirja

Oikeaksi todistetusta asiakirjan jäljennöksestä, kopiosta, tulosteesta tai sähköiseen muotoon muutetusta asiakirjasta, ellei sille ole omaa taksaa, peritään sivukohtaisen maksun lisäksi:

• 8,00 €/asiakirja

Mikäli asiakirja luovutetaan ulkoisella tallennusvälineellä, peritään tallennusvälineestä sen arvonlisäverottoman hinnan suuruinen maksu tai vähintään:

• 5,00 €/tallennusväline

2.2. Erityistoimenpiteitä vaativa tiedon antaminen

Tiedon antaminen vaatii erityistoimenpiteitä silloin, kun asiakirjojen ja tietojen esille haku tai salassa pidettävien tietojen poistaminen vaativat tavanomaista enemmän työtä. Tiedon antaminen vaatii erityistoimenpiteitä tilanteissa, joissa:

• pyydetty asiakirja tai tieto ei ole yksilöitävissä ja löydettävissä tämän taksan 2.1. luvussa mainittujen rekisterien, luokittelujen, tunnisteiden ja hakutoimintojen avulla,
• pyydetty asiakirja- tai tietoaineisto on laaja tai, pyydettyjen asiakirjojen määrästä riippumatta, asiakirjan eri osissa on paljon salassa pidettävää tietoa, jolloin asiakirjan tuottaminen annettavaan muotoon vaatii tavanomaista enemmän työtä,
• asiakirjapyyntö on asiallisesti rajoitukseton tai muuten erittäin laaja,
• asiakirjapyynnön suorittamiseen tarvitaan erityisiä automaattisen tietojenkäsittelyn haku-, seulonta-, yhdistely- ja tulostusominaisuuksia.

Erityistoimenpiteitä vaativassa tiedon antamisessa asiakirjan tai tiedon esille hakemisesta sekä annettavaan muotoon muuttamisesta peritään kiinteä perusmaksu, joka on porrastettu edellä mainittujen toimenpiteiden vaativuuden mukaan seuraavasti:

Mikäli käytetty työaika ylittää hyvin vaativan tiedonhaun aikarajan eli yhden työpäivän, peritään maksua yli menevältä työajalta, jokaiselta alkavalta tunnilta seuraavasti: 30,00 €/h

Perusmaksun lisäksi asiakirjan jäljennöksestä, kopiosta, tulosteesta tai sähköiseen muotoon muutetusta asiakirjasta peritään sivukohtainen maksu 1 euroa / sivu.  Mikäli asiakirja luovutetaan ulkoisella tallennusvälineellä, peritään tallennusvälineestä maksu tämän taksan 2.1. luvun mukaisilla perusteilla.

Mikäli tiedonhakua pyydetään kiireellisenä, porrastettua perusmaksua voidaan korottaa kaksinkertaiseksi. Kiireellisenä pyyntönä pidetään pyyntöä, jossa asiakirja tai tieto pyydetään toimittamaan kahden vuorokauden sisällä pyynnön tekemisestä.

2.3. Pyynnöstä tuotettavat tietoaineistot

Tuotettaessa tietoaineistoja pyynnöstä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 21 §:n nojalla, peritään tietoaineiston tuottamisesta maksua, joka vastaa määrältään tietoaineiston tuottamisesta aiheutuneiden kulujen määrää, jollei toisin ole säädetty tai määrätty.

2.4. Maksuttomat asiakirjat ja maksuton tiedon antaminen

Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 34.1 §:n perusteella asiakirjan antamisesta ei peritä maksua, kun:

• asiakirjasta annetaan tietoja suullisesti,
• asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi,
• julkinen sähköisesti talletettu asiakirja lähetetään tiedon pyytäjälle sähköpostitse,
• sähköisesti talletettu asiakirja lähetetään asianosaiselle sähköpostitse,
• pyydetyn asiakirjan antaminen kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis- tai tiedotusvelvoitteen piiriin,
• kysymys on julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain 24 b §:n 1 momentissa tarkoitetusta arvokkaasta tietoaineistosta.

Mikäli tiedon antaminen vaatii edellä mainittujen kohtien mukaisissa tilanteissa tämän asiakirjan 2.2. luvussa tarkoitettuja erityistoimenpiteitä, peritään asiakirja- tai tietopyynnön suorittamisesta erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamisen mukainen maksu. Sivukohtaista maksua tai maksua ulkoisesta tallennusvälineestä ei kuitenkaan peritä edellä mainituissa tilanteissa.

Maksua ei myöskään peritä:

• asiakirjasta, josta ei säädöksen tai määräyksen mukaan kuulu periä maksua,
• kunnan omilta viranomaisilta asiakirjoista, jotka annetaan viranomaistehtävän hoitamista varten,
• kunnan luottamushenkilöiltä asiakirjoista, jotka annetaan luottamustehtävän hoitamista varten,
• kunnan viranhaltijoilta ja työntekijöiltä asiakirjoista, jotka annetaan virka- tai työtehtävän hoitamista varten,
• asiakirjasta, joka annetaan valtion, hyvinvointialueen, kunnan tai muulle viranomaiselle sen tehtävän hoitamista varten tai osana viranomaisyhteistyötä,
• kuntaan palvelussuhteessa olevan tai olleen viranhaltijan tai työntekijän pyytämästä: palvelussuhdetodistuksesta, jota pyydetään ensimmäistä kertaa,
• asiakirjasta, jota tarvitaan virka- tai työsuhteesta johtuvan eläkkeen tai muun edun hakemista varten,
• asiakirjasta, joka annetaan asianosaiselle terveydentilaa koskevaa tutkimusta varten,
• kun maksun perimättä jättäminen on maksun perimisestä aiheutuviin kuluihin nähden kunnan edun mukaista,
• mikäli asiakirjaa tai tietoa pyydetään tieteellistä tutkimusta tai sukututkimusta varten ei peritä maksua. Tieteelliseksi tutkimukseksi katsotaan tutkimus, jota toteutetaan yliopistossa, korkeakoulussa, tutkimuslaitoksessa tai sellaisen toimesta, ja josta on laadittu kyseisen instituution hyväksymä tutkimussuunnitelma,
• maksujen perimättä jättämistä koskevat tulkinnan- ja harkinnanvaraiset tilanteet ratkaisee kunnanjohtaja

3. Valmistettavat asiakirjat ja kopiolaitoksille toimitettavat asiakirjat

Erikseen erityistä tarkoitusta varten valmistettavista A4-kokoa suuremmista toimituskirjoista, kartoista, rakennuspiirustuksista ja vastaavista erityiskopioista ja -tulosteista peritään lunastuksena todelliset valmistuskustannukset asiakirjan valmistavan tulosyksikön päättämässä laajuudessa, ellei tällaisesta maksusta ole toisin päätetty tai säädetty. Erikseen valmistettavien asiakirjojen osalta työnosuuteen sovelletaan tämän taksan 2.1. luvun mukaisia perusteita. Ulkopuolisille kopiolaitoksille toimitettavien asiakirjojen kopioista tai tulosteista koituvat kopiointikustannukset ja muut mahdolliset kulut maksaa asiakirjojen tilaaja suoraan kopiolaitokselle.

4. Kopiointimaksut omista asiakirjoista

Kopio, jonka koko on pienempi tai yhtä suuri kuin A4

• 1 – 49 kpl 1,00 / kpl
• 50 tai enemmän 0,50 / kpl

Kopio, jonka koko on suurempi kuin A4

• 1 – 49 kpl 2,00 / kpl
• 50 tai enemmän 1,00 / kpl

Hinnat sisältävät voimassa olevan arvonlisäveron.

5. Lähetysmaksut

Mikäli asiakirjoja tai tämän taksan mukaisia muita suoritteita lähetetään pyytäjälle postitse, niin ne lähetetään postiennakolla. Jokaisesta lähetyksestä peritään postilaitoksen veloittamat maksut ja lisäksi lähetysmaksuna: 5,00 €/lähetys.

Lähetysmaksusta ei peritä arvonlisäveroa silloin, kun kyseessä ei ole arvonlisäverolaissa tarkoitettu verollinen toiminta. Posti- ja lähetysmaksua ei peritä, jos asiakirjasta ei peritä maksua.

6. Maksutavat

Tämän taksan mukaiset maksut maksetaan pankki- tai luottokortilla kunnan kirjastossa tai kunnanvirastolla. Maksujen laskuttamisesta peritään 15 euron laskutuslisä per lähetetty lasku.

7. Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisista suoritteista perittävät maksut

Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 13 ja 14 artiklan nojalla toimitettavista tiedoista sekä 15–22 ja 34 artiklan mukaisesti toimitettavista tiedoista ja niihin liittyvistä toimenpiteistä ei peritä maksua.

Maksu voidaan kuitenkin periä edellä mainituissa tilanteissa, mikäli rekisteröidyn pyynnössä esitetyt vaatimukset ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, ja erityisesti jos pyyntöjä esitetään toistuvasti. Tällaisissa tilanteissa rekisterinpitäjä voi myös kieltäytyä suorittamasta pyydettyjä toimenpiteitä. Mikäli pyydetyt toimenpiteet päätetään suorittaa, peritään niistä maksua tämän taksan 2.2. luvussa tarkoitettujen erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamisesta perittävien maksujen mukaan.

Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan 3 kohdan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä maksutta jäljennös käsitellyistä rekisteröidyn henkilötiedoista. Mikäli rekisteröity kuitenkin pyytää useampaa tällaista jäljennöstä, voi rekisterinpitäjä periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun. Ensimmäisen jäljennöksen jälkeen annettavista sähköisesti talletetuista henkilötietojen jäljennöksistä peritään seuraavat maksut: 1,00 €/tiedosto

Muista, kuin sähköisesti talletettujen henkilötietojen ensimmäisen jäljennöksen jälkeen annettavista jäljennöksistä peritään maksua tämän taksan 2.1. luvun maksujen mukaisesti.

8. Voimaantulo

Tämä hinnasto on voimassa 1.1.2025 alkaen.